¿Cómo lograr que el registro de  asistentes a su evento, sea exitoso?

¿Cómo lograr que el registro de asistentes a su evento, sea exitoso?

El registro de asistentes siempre parece complejo y con muchas incidencias logísticas, pero este puede ser exitoso si tenemos en cuentas varias etapas y recomendaciones para su correcto desarrollo.

Etapa 1: Pre registro y Bases de Datos

El pre registro es la clave para tener una base de datos apropiada, cabe mencionar que la base de datos es el alma de un registro, y para esto existen formularios on line que facilitan la tarea e incluso le permiten enviar a sus inscritos notificaciones y códigos de acceso (QR y de barras).

Un punto importante es el número de identificación, que al ser único nos ayuda a no tener personas repetidas en nuestra lista, siempre se recomienda pedir cédula en el pre registro, esto también facilita la búsqueda en la etapa de registro.

Recuerde, bases de datos organizadas y completas hacen que todo el proceso sea mucho más sencillo y rápido.

Etapa 2: Registro y Auto registro

La siguiente etapa sucede durante el evento, donde tenemos puntos de acreditación, a los que podrán llegar los asistentes, presentando  el código enviado a su correo, su cédula, una invitación o sólo su nombre (esto depende de las características del evento y los requerimientos del mismo).

En el punto de acreditación se podrán imprimir escarapelas, stickers, asignar manillas o simplemente chequear el ingreso; son de gran ayuda los puntos de auto registro cuando las bases de datos son completas y queremos agilizar el ingreso de aquellos que tiene su pre registro completo.

Es importante saber que, en tiempo real, podrá conocer que personas han ingresado y tener cantidades exactas para saber con qué refrigerios o material debe contar.

La cantidad de puntos de registro depende de varios factores, como la cantidad de personas que van a asistir a su evento, si se tiene una base de datos completa o dse deben llenar campos durante la acreditación, si estos campos son muchos o pocos y el tiempo determinado para que todas las personas ingresen.

Etapa 3: Control

Después de acreditarse, los asistentes puede tener ciertas restricciones, como por ejemplo ingresar a algunos salones, conferencias o espacios, entrega de material didáctico y publicitario, cumplir con una determinada cantidad de horas de taller o conferencia, entrega de alimentos y bebidas, entre otros, para esto se usa el control, donde por medio de lectores de código se sabe  donde puede ingresar y que puede recibir, se pueden usar códigos de barra y códigos QR impresos en las escarapelas para efectuar dicho control.

Etapa 4: Pos Evento

Terminado el evento hay ciertas herramientas que le permiten tener valores agregados en su registro, por ejemplo, la entrega de certificados impresos u on line, encuestas de satisfacción on line y software de sorteos para entregar premios a los asistentes, todo esto apoya la logística.

De igual modo al finalizar podrá tener bases de datos más robustas de todos aquellos que fueron a su evento.

**Finalmente hay dos conceptos destacados, que hacen parte de los registros:

Código QR, es un código en el que puedo guardar mucha información como datos personales o links, que me pueden permitir hacer control o guardar el contacto de alguien para leerlo en el celular o dirigir a un link para ver la agenda del evento. Este tipo de códigos no se leen tan fácilmente.

Código de Barras, es un código que me permite guardar información numérica solamente, pero es muy adecuado para hacer acreditación y control, ya que es de muy fácil lectura.

Contáctenos para recibir asesoría personalizada.

Carolina Cañón Moreno

Directora de Mercadeo y Ventas

LogicalSoft,

Cerrar menú
CONTACTO
close slider